成功する表彰式は、明確な計画と準備に基づいています。

しかし、初めて企画を担当することになった⽅は、「何から⼿をつければいいのかわからない」「どのよう
に進⾏すればよいのか不安」というご⼼配を抱いていることでしょう。

そこで今回、表彰式の運営に不慣れなご担当者様向けに、企業の表彰式の基本的な進⾏⽅法を解説します。

オンライン表彰式やハイブリッド表彰式についても触れていきますので、ぜひ参考にしてください。

 

表彰式の⼤前提

 

 

 

表彰式は社員や部署の功績を称える場と思われると思いますが、うまく活⽤することができれば、

組織全体のモチベーション向上や社員同⼠の絆を深めるとても良い機会となります。
ここでは⼤前提となる表彰式の⽬的と表彰式の主役である受賞者の選定についてご紹介します。

 

表彰式の⽬的と重要性を理解する

表彰式はただの社内式典ではなく、組織全体を巻き込んだコミュニケーションの⼀環として、⾮常に重要な役割を果たします。
⼀般的に、表彰式の主な⽬的は、業績や⾏動が企業の価値観や⽬標に対して特に優れた社員を称え、

その努⼒と成果を公に認めることです。実はこの表彰式の⽬的には２つの視点が含まれています。

 

１つ⽬は、表彰された社員⾃⾝が⾃⼰価値を認識し、今度も業務にプラスになるような⾃⼰肯定感を持つことを助けるという点。

２つ⽬は、他の社員に対して、あらためて会社の評価基準を提⽰して模範となる⾏動や業績を⽰すことにより、仕事をすることの⽬的を再認識したり、働くことへのモチベーションを⾼めたりするという点です。

 

これらを踏まえ、企画担当者様は表彰式の重要性やその意義を、表彰式の企画を通して全従業員に伝えることが求められます。

 

表彰の基準と受賞者を決定する

 

受賞者の表彰が企画のメインとなりますが、まず受賞者の表彰基準を明確にしておく必要があります。

成績優秀者や⻑年勤務している社員、特別な業績を上げたチームなど、会社の⽅針や⽬標、⾵⼟に応じて異なりますが、

不公平感を⽣まないように、明確な表彰基準を設けることが重要です。

表彰基準は数値的基準があると具体的かつ明確であるため公平性もありわかりやすいですが、社員の挑戦⼼や改善提案など、

数値に表せないことも評価の対象とすることで、多様な価値観を認め、組織の活性化を促進することができます。

数種の評価基準に合わせて、複数⼈受賞者を選出することも良いでしょう。

会社の上層部を相談しながら、慎重に進めていくことをお勧めします。

 

具体的な準備

表彰式の準備には多くの要素が関わりますが、これらを適切に処理することで、当⽇スムーズな表彰式の進⾏を実現することができます。

これからご紹介することを踏まえて、タスクのリストアップをしていきましょう。

 

⽇程と場所の選定

 

⽇時について

開催⽇程に関しては、受賞者はもちろんのこと、全社員が参加できるように考えていきましょう。

業務時間内に⾏う場合や休⽇に⾏う場合もあるでしょう。また午前か午後かでも参加のしやすさや会場の確保のしやすさが変わってきます。

会社上層部と相談してみたり、社員全体に事前アンケートを取ってみることも良いです。

会社の規模や⾵⼟を踏まえながら、⽇時調整しましょう。

 

会場の規模とアクセスについて

参加⼈数や企画が決まってから会場を決めようと考えがちですが、会場を確保できなければ表彰式⾃体開催することができなくなってしまいます。

まずは会場を確保しておくことが良いでしょう。

社員全員が⼊ることができる適切な規模でありながら、アクセスが良い場所を選ぶことも⼤切です。

⼤規模な表彰式ならば、公共交通機関の利便性や駐⾞場の確保も必要となります。

 

オンライン表彰式の場合

オンラインで⾏う場合でも、全ての参加者がスムーズに参加できるような形を考えることが必要です。

⽇程はもちろんのこと、どのような形式でオンライン表彰式を開催するのかを考え始めましょう。

社員をひとつの会場に集めて中継を視聴するスタイルにするのか、ひとりひとりが⾃分のパソコンから視聴するスタイルにするのかで、

会場の確保やインターネット回線の準備など、⼤きく変わってきます。

インターネット環境、使⽤するツールの選定、テスト運⽤について、しっかりと調
べ、タスクをリストアップした上で準備を始めることがよいでしょう。

 

招待者の選定と招待状の作成

次に重要なステップは、招待者の選定と招待状の作成です。ここでは表彰式への招待者を選定し、招待状を準備するためのステップをご紹介します。

 

招待者リストの作成

まずは、表彰式に招待する関係者をリストアップしましょう。

招待者は「社内⼀般参加者」「社内特別参加者」「表彰者」「社外関係者」「特別ゲスト」に分けます。

このようにすることで、漏れなく招待客をリストアップすることができます。

「社内特別参加者」には、挨拶をお願いする可能性のある上層部の社員などをカテゴライズしてください。
「社外関係者」「特別ゲスト」は企画段階で変動する場合もあるので、企画を進めながら確定していきましょう

 

招待状の作成

招待者リストがおおむね出来上がったら、次に招待状について検討を始めましょう。
招待状では、⽇時や場所、ドレスコード等の詳細情報を明確に伝えると共に、この表彰式の⽬的や意義を伝えることも忘れないでください。

さらに、参加者が表彰式に対してどのような思いを持って参加すべきか、どんな準備をすればいいかなど、

参加者にとって有益な情報も含めておくと良いでしょう。
社外から特別ゲストを呼ぶ場合、先⽅のスケジュールを確保していただく必要があるため、

半年から３か⽉前にはお声がけできるように準備を進めてください。

⼤規模企業で芸能⼈をゲストに呼ぶ場合、１年近く前から出演打診をしなくてはいけない場合もありますので注意が必要です。
企画の検討と並⾏して進めていきましょう。

 

業務設計

 

 

 

表彰式の運営における成功のポイントは、詳細な計画⽴案と実⾏⼒にあります。特に重要となるのは、

「進⾏表と台本の作成」と「装飾と⾳楽の選択」です。それぞれについて解説していきます。

まず、「進⾏表と台本の作成」について解説します。表彰式のプログラムが明確に計画され、台本が作成されることで、

スムーズに進⾏することが可能となります。⼀貫性のある演出を通じて、参加者が何を期待すべきか理解する⼿助けとなります。

次に、「表彰式の装飾と⾳楽選択」についてです。場の装飾は、参加者に感動を与え、

⼀体感を⽣むために重要です。また、⾳楽選択は表彰式の雰囲気を⾼める上で⽋かせない要素です。

両⽅とも進⾏における重要な要素であり、計画をきちんと⽴てることで、成功への道筋が⾒えてくることでしょう。

 

進⾏表と台本の作成

事前に緻密な進⾏表と台本が作成されていることが、表彰式をスムーズに進⾏するために最も重要なポイントと⾔えます。

進⾏表と台本の作成には労⼒がかかりますが、当⽇の成功を握った⼤切なツールですのでしっかりと注⼒しましょう。

 

進⾏表の役割と重要性

進⾏表は表彰式の全体的な流れを掌握するためのガイドブックです。明記すべきポイントは、開始時間、各セクションの時間配分、

役割分担、発表者、表彰者、⾳楽のタイミング、照明の位置など、細部まで明記しましょう。

そうすることにより、当⽇の円滑な進⾏だけでなく、予想外の事態が発⽣した際の対処も容易にすることができます。

 

台本の必要性

台本は、司会者やスピーチを⾏う⼈が何を話すべきか、いつ話すべきかを明確に⽰してくれます。

事前に各⼈の発⾔内容を具体的に書き出すことで、進⾏の整合性や⼀貫性を保つことができます。

またもし当⽇、不測の事態が起きたとしても、台本をみれば誰でも進⾏できるというメリットもあります。

セリフの内容は当⽇の雰囲気を⾒ながらアドリブで変えていくことはできますが、事前に進⾏の⽅向性は確定しておきましょう。

 

装飾と⾳楽の重要性

表彰式の装飾と⾳楽は、⼀⾒後回しにしてしまいがちですが、実は表彰式を成功させるために重要な役割をもっています。

装飾については、場所の雰囲気を⼤きく左右します。控えめで落ち着いた装飾から、華やかで活気に満ちた装飾まで、

選択肢は無限ですが、会社の雰囲気、表彰のテーマに合わせて慎重に選ぶことが重要です。

装飾の規模により、社内で制作するのか、社外に委託するのかが変わります。準備期間や予算と照らし合わせながら検討していきましょう。

 

⾳楽選びについては、表彰式の進⾏に彩りを加えるとともに、参加者のテンションや雰囲気を左右する効果があります。

明るい⾳楽は、楽しさと興奮を⾼め、穏やかな⾳楽は、落ち着きと尊重の雰囲気を⽣み出します。

表彰される⼈々の成果をたたえる重要な瞬間にふさわしい⾳楽を選びましょう。

使⽤する⾳楽によっては著作権が発⽣するため、著作権フリーの⾳楽を使⽤することが無難です。

ですがどうしても使⽤したい⾳楽がある場合、トラブルを避けるため表彰式の運営を専⾨とした業者に相談することをおすすめします。

 

当⽇の注意点

表彰式当⽇には、想定外の出来事が⽣じる可能性もあります。事前に万全の対策を講じることで、

そのリスクを最⼩限に抑えることが可能となります。ここでは、緊急事態への対応策について解説します。

 

天候や災害による影響

表彰式の⽇程を決定した後でも、天候や災害などの不可抗⼒により予定が⼤幅に崩れる可能性があります。

そのような場合でも、参加者の安全を確保するための対応を早めに準備しておくことが重要です。
天候や災害など不測の事態の場合、どのような対応になるか会場とも事前に確認しておきましょう。

また、リスケジュールの⽅法や通知の仕⽅も明確にしておくと良いでしょう。

 

技術的トラブル

当⽇会場で機材トラブルなどが起きる可能性があります。⼤型モニターが表⽰されなくなったり、

マイクが聞こえなくなったりした場合、どのように対処するかを事前に検討しておきましょう。

オンライン表彰式の場合、ネットワーク接続問題やシステムのトラブルが発⽣する可能性があります。

ネットワーク接続にトラブルが起きてしまうと、表彰式⾃体が開催できなくなってしまいます。

 

予備の機器を⽤意したり、技術スタッフを待機させたりするなど、トラブルに迅速に対応できる体制を整えておきましょう。

 

スケジュールの遅延

始まりの時間が遅れたり、途中でのスケジュールの変更が必要になったりといったことも予想されます。

これらの場合でも、適切に対応するための計画を⽴てておくことが⼤切です。

やむを得ない場合に省略するセクションやセリフなどを事前に決めておくと良いでしょう。

 

表彰式終了後のフォローアップ

表彰式が終了したからと⾔って、その役割が終わったわけではありません。むしろ、次のステップへと進むための重要なプロセスが待っています。

ここでは、表彰式後のフォローアップという観点で解説していきます。

 

参加者への感謝状の送付とアンケートの実施

表彰式が終わったあとに実施するべき感謝状の送付とアンケートの実施について解説していきます。

 

感謝状の送付
表彰式が終わった後に⼤切なことは、参加者への感謝の意を⽰すことです。⼀⼈⼀⼈の参加が、

表彰式を成功することができた重要な要素であったことを伝えましょう。

また感謝状を送ることで、運営側の本気度を改めて⽰す形となり、表彰式の位置づけと重要度を⾼めることができます。

それにより、表彰式で表彰されることへの重要度や期待感も⾼まり、社員の⼠気を⾼める効果を期待できます。

 

感謝状の内容
感謝状の作成に際しては、ただお礼を伝えるだけでなく、その参加が会社にとってどれほど有意義だったかを伝えることが⼤切です。

具体的には、参加者が表彰式で得たインスピレーションや学び、そしてその参加が組織全体の向上にどのように寄与したかを述べると良いでしょう。

 

感謝状の送付

感謝状の送付⽅法も慎重に選びましょう。郵送するのか、メールで送るのか、あるいは直接⼿渡すのか⽅法はさまざまありますので、

企業の規模や⾵⼟に合わせて選択しましょう。

 

アンケートの実施

参加者からフィードバックをもらうことは、来年以降の表彰式をさらにブラッシュアップすることに繋がる⼤変重要な要素となります。

なるべく多くの参加者に回答してもらえるようにアンケートを作成しましょう。

 

アンケートの内容
表彰式後、参加者は通常の業務に戻るため、業務中に⻑時間かかるアンケートを回答してもらうことは難しいです。

ですので、なるべく簡略的な内容にし、数分で回答できるように作成しましょう。

記⼊式をやめて、選択式にするなど⼯夫することで回答率を上げることができます。

 

アンケートの送付

アンケートはメールで送付するのか、書⾯で送付するかは会社の規模や⾵⼟に合わせて決定しましょう。

ですが、無料のアンケート作成ツールを使⽤して作成し回答してもらうことで、印刷の⼿間がなくデータ分析も簡単ですのでおすすめです。

 

次回に向けた引き継ぎ資料の作成

次回の表彰式に向けて⽋かせない引き継ぎ資料の作成について解説していきます。

引継ぎ資料には以下の項⽬を記載しておくと良いでしょう。

 

前回の表彰式の概要

これには⽇時、場所、参加者数、表彰対象者の情報、委託業者の情報など基本的な情報を記載します。

具体的なスケジュールやプログラム内容も詳細に残しておくと、次回の準備に役⽴つでしょう。

また台本や進⾏表を添付し、当⽇の流れとの違いや改善すべき点を⾚⼊れしておくと来年以降ブラッシュアップが容易になります。

 

問題点と改善策
前回の表彰式で気づいた課題や改善すべき点を列挙します。企画⾯だけでなく、⾳楽⾯、装飾⾯、また技術的な⾯に関してもそれぞれ

記録を残しておきましょう。具体的な改善案を同時に考え、記録しておくとより具体的なアクションプランへとつながります。

 

まとめ

企業の表彰式は、その意義や⽬的を再確認することによって企業や社員全体にとって⼠気を⾼めて、

絆を深めるために⾮常に良いきっかけになります。そのためには、事前の準備を抜かりなく⾏うことが⼤切です。

当⽇にトラブルが起きないように、もしくはトラブルが起きても冷静に対応できるように

運営スタッフ同⼠で連携しておきましょう

 

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