社内イベントを内製するか？外注するか？

悩むことありませんか？

弊社にお問い合わせいただくケースも様々ありますが、検討フェーズからのご相談も多くあります。

内製することも外注することも、それぞれにメリットがあるので、今回は検討するにあたっての情報を

整理させて頂きます。

 

社内イベント外注する規模感

まず、そもそもどのくらいの規模感から外注すると効果が高いのか？を考えます。

実は答えはありませんが、一つの目安としていただければと思います。

まず社員数が100名を超えてくると検討のファーストステップになります。

 

100名以下の企業様からご依頼いただくケースも多くありますが、一つ線を引くとすると100名～がラインになります。

その理由としては、100名を超える規模になると会場が限られてくることが挙げられます。

一般的に100名規模が集まろうとすると、ある程度の大きさのイベント会場などを借りる必要があります。

外部のイベント会場を借りると、会場担当者との打ち合わせや、演出や舞台造作など考えることが増えてきます。

自分たちだけでは企画の限界を感じてくる場合が多くあります。

逆に、100名以下の場合は社内の会議室や執務室、外部会議室などを使うことが多いので、

演出などの要素も比較的簡易になります。

結果的に業務効率が良かったりもします。

社内イベントを外注するとどうしても費用が発生しますので、一人当たり単価としては、割高になってしまうことも挙げられます。

 

社内イベント専門会社に頼むメリット

メリットをご紹介します。

企画会社に依頼することで、社内に新しい風を吹かせたい！

そんな企業様は是非ご検討ください。

 

企画がブラッシュアップされる

まず何といっても企画がブラッシュアップされることが一番に挙げられます。

今まで内製していた企業様が外注をすると、感動していただけることが多々あります。

やはり、いつも以上の価値の高い企画をプロデュースしてもらえます。

餅は餅屋という言葉にあるように、社内イベント専門会社には多くの現場のモチベーションを高揚させる仕掛けが

溜まっています。そのブレーンパワーを最大限に発揮してもらいましょう。

必ず力になってくれるはずです。

 

ただ私たちが大切にしていることが1点あります。

社内イベントはあくまで社内のイベントなので、各社様の文化をしっかりとイベントに組み込むことが必要です。

その為、良く言う「丸投げ」はお勧めしません。

社内イベント会社都一緒にタッグを組むことでより良いイベントに進化していきます。

 

業務効率のアップができる

企画の次は、時間です。

外注することで圧倒的に業務時間の生産性が上がります。

一番わかりやすい例としては、

・企画を考える時間

・各所調整の時間

・制作の時間

などが大幅に削減されます。

弊社独自の調査では、社内イベントにかかる業務量の約7割が削減されたというデータも出ています。

どうしても社内調整や、映像の素材を集めたり、確認作業などは残ってしまいますが、多くの時間は削減可能です。

 

社内イベント専門の部署があるケースは非常に少なく、総務部・人材系の部署が兼任することが多くあります。

社内イベントは季節ものですので、その時々の業務にONしてきます。

そういう意味では、業務方になりやすい仕事と言えます。

時間効率を高めたい企業様は特に外注を検討してみることをおススメします。

 

他社事例を共有できる

社内イベントは、クローズ環境で行われるのでなかなかGoogle検索でヒットしません。

ただ各社色々な形で社内イベントを開催し、働く十ぎょいんの方への還元を行っています。

そのナレッジを自分たちですべて考えるのはかなり難易度があります。

結果、マンネリ化したり、いまひとつ盛り上がらなかったりします。

社内イベント会社には多くの事例が集約されているので、是非参考にしてみるのは良いかと思います。

もちろん、社外秘情報を出すことはありませんが、ナレッジのご紹介などはできることもあるはずです。

 

私たちも多くのクライアント様と関わらせていただことで、様々なナレッジの蓄積ができています。

企画をする上で大事なことは、何をするか？よりも何故その企画を実施しているかの分析です。

 

最後にデメリットをご紹介

なんといってもコストだと思います。

企画も良くなる・満足度も上がる・社員の方のモチベーションも高まることが期待できます。

ただ、どうしても費用が掛かってきます。

この費用をコストとして計上するか？先行投資として計上するか？で各社様費用感が違います。

 

また、イベント会社といっても様々得意分野やポジションが違う為、料金も様々あります。

迷ったら、まずヒアリングしてみることをおススメします。

注意点としては、見積もりがざっくりしている企業は要注意かもしれません。

 

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

 

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