イベントを開催するとなった場合、円滑に進行するためには運営マニュアルの作成が必要不可欠です。

とはいえ、マニュアルを作成するといっても、どのような内容を入れるべきか分からない方もいるかもしれません。

社内イベントにおいても同様で、参加する多く社員に満足していただくには、緻密な計画が必要です。

会場のドンデンの仕方、受付動線、登壇者のスピーチ環境、映像のタイミング、イベントの全ては計画されたうえで

実行されています。

是非、満足度の高い社内イベントを実現するためにも運営マニュアルの設計には力を注いでいきましょう！

この記事では、イベント運営マニュアルについて詳しく解説していきます。
作成する際に入れるべき内容や注意点などもご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

 

イベント運営マニュアルはどうして必要なの？

そもそも、イベント運営マニュアルはどうして必要なのでしょうか？

その理由は以下のとおりです。

● 関係者がイベントの全体の流れを把握できる
● それぞれの役割分担やタスクが把握できる
● ひな形として次回以降にも有効活用できる

イベントは、各方面でさまざまなスタッフが関わります。
また、イベントの規模が大きくなれば、外部のスタッフも増えるでしょう。

イベント成功のためには、関係者一人ひとりがイベントの全体像を把握しなくてはなりません。

そこで、イベントを開催する目的や役割分担がわかりやすく記載されている運営マニュアルがあれば、メンバーが自主的に動けるため、効率的な運営ができるでしょう。

くわえて、予期せぬトラブルや災害発生時についても、マニュアルに「どうするべきか」が記載されていれば、スムーズに対応できる可能性が高くなります。

イベント運営マニュアルを作成する際は、以下の内容を必ず入れるようにしましょう。

 

①イベントの概要

開催日時、開催場所、対象者、イベント内容など、イベントに関する詳細を入れましょう。

まずは、開催のスペックに当たる部分を整理するページを作りましょう。マニュアルは多くの方の目に触れます。

最初のページわかりやすくまとめることを進めします。

 

②会場情報

マニュアルには、イベント会場の住所やアクセスなど、会場情報を忘れず記載しましょう。可能であれば、外観や道順など写真を活用して入れると分かりやすいです。

また、関係者が把握できるように、フロア図なども記載するとよいでしょう。

会場によってルールは様々です。会場の保有備品の数、レイアウト、担当者の連絡先など会場に関する情報はマニュアルにまとめておきましょう。

特にレイアウトに関する部分は特に大切な要素ですので作成の際に注意が必要です。

 

③組織図

組織図を入れておけば「誰が何を担当するか」が一目で分かり、連携がスムーズにとれます。

また、社外を巻き込んでイベントを運営する際は、各部門の担当者と連絡先を忘れず明記しておきましょう。

各担当者の業務内容まで落とし込みができると当日の混乱が少なくなります。

○○さんには、■■をやってもらう。など具体的にマニュアルに落としていくと当日のやり取りが少なくすみますので、

イベントの運営に集中ができます。

 

④当日のタイムスケジュール

タイムスケジュールを入れておけば「いつどこで何が開催されているか」「担当者はどこにいるか」などがすぐに把握できます。

できれば、設営開始から撤去までを10分単位で細かく記載して、細かなスケジュール管理ができるようにしましょう。

全体のスケジュールと合わせて、個人別のスケジュールも作成しておくと当日のオペレーションが組みやすくなります。

特に社長や、ボードメンバーなど登壇シーンの多い方や特別の動きのある方はマニュアルに情報を整理しておくことをお勧めします。

 

⑤会場レイアウト

会場のどこで何をするかが分かるように、会場レイアウトも入れておきましょう。

「混雑時、スムーズに誘導する方法」など、混雑時の対応方法までしっかり入れられるとよいでしょう。

レイアウトの中には、控室の場所や喫煙所、受付位置、事務局の場所など平面図に落とせる情報はなるべく落としておいた方が安心です。

可能であれば、控室にレイアウト図を拡大し印刷するなどの工夫をすると当日の運営がしやすくなります。

 

⑥作業フロー・作業内容

作業フローや作業内容についても、細かく記載しておきましょう。

「それぞれがどのような作業を行うべきか」が明確になるのはもちろん、持ち場以外のスタッフが何をしているのかも把握できます。

担当作業ごとに、よくある質問や注意点などを記載しておくと、トラブル時やイレギュラーが発生した際にも柔軟に対応ができるでしょう。

 

⑦スタッフ配置図

イベント運営マニュアルには、スタッフの配置図も入れて、「イベント中に誰がどこにいるか」が一目で分かるようにしましょう。

それぞれの場所で、スタッフが多すぎないか、少なすぎないかの見直しにもつながるため、忘れず記載しましょう。

 

⑧サイン（看板）計画

イベントでは、来場者が会場内をスムーズに歩けるように、看板（サイン）の作成が重要になります。

運営マニュアルには、どの看板（サイン）をどの部分に置くか詳しく記載するのが大切です。

サイン計画を入れることで、掲示物の場所を一目で把握できるため、当日の案内もスムーズになります。

 

⑨配布物・備品リスト

来場者に当日配布するものや、必要な備品はチェックリストにまとめておきましょう。

その際、数量や設置場所を明記しておくことで、当日スタッフが困らず対応できます。
配布物については、配布条件も入れておくことで、該当しない参加者へ誤って配布するのを防げるでしょう。

 

⑩スタッフに対しての注意事項

スタッフへの注意点や禁止事項も必ず記載しましょう。

来場者に対してどのように声をかけるか、スタッフとして避けるべき髪型や服装など、注意点をできるだけ細かく記載します。

また、貴重品の管理などについても記載し、事前にトラブルを防ぎましょう。

 

⑪緊急時の対応について

震災や火災、怪我人、クレームが発生した場合の窓口をそれぞれ記載しておきましょう。

緊急時の窓口を記載しておくことで、万が一トラブルが起こった場合にも、その場にいるスタッフが慌てず迅速な対応がとれます。

 

イベント運営マニュアルを作る際に注意したいポイント

イベント運営マニュアルは、以下のポイントに注意して作成しましょう。

 

● 質の高い細やかなマニュアルを作成する
● 役割分担をして一人に負担がいかないようにする
● トラブルやイレギュラーが発生することを想定する

 

イベントを開催する際に必要不可欠な運営マニュアルですが、ただ作成すればいいというわけではありません。
どんなに準備をしていても、トラブルはつきものです。

当日、スタッフが落ち着いてスムーズに動けるように、細やかなシミュレーションをしたうえで精度の高いマニュアルを作成するのが大切になります。

 

『GROWS』が自社にピッタリなイベント運営マニュアルを作成します！

イベント運営マニュアルの記載内容や、作成する際の注意点などをご紹介しました。

イベントの成功は、マニュアルの完成度によって大きく変わるといっても過言ではありません。

もし、イベントについてお困りの際は、イベント運営会社『GROWS』にご相談ください。

豊富な実績やノウハウを活かし、自社のためのイベント運営マニュアルを作成いたします。

企画から当日の運営まで、一貫してお任せいただくことも可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

 

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