最近の社内イベントを企画する際に、よく考えることがあります。

オンラインをツールを活用した企画が良いのか？アナログを追求した企画が良いのか？

という事です。

 

ハイブリッド型のイベントが増えてきました。

オフライン＋オンライン/他拠点間の中継など開催のパターンは様々あり開催の難易度はここ数年で大きく上がりました。

便利なツールもたくさん登場し、そのすべてのツールを使いこなすにはかなり難易度が高い状況です。

おそらく社内イベントを検討している担当者様も悩むケースが多いのではないでしょうか？

今更釈迦に説法なところはありますが、最近の社内イベントの傾向とそこから見える対策を考えてみたいと思います。

 

ハイブリッド開催が圧倒的に主流

オンラインだけのイベント開催はかなり減りました。やはりコロナ渦という特殊環境で行われたオンラインイベントは、

一定の役割を終え、ハイブリッドという形に進化をしました。

もちろんオンラインイベントが全くなくなったわけではありませんが、やはり社内イベントの価値の一つにコミュニケーションは外せません。

コミュニケーション要素を考えると「対面で合う」という行動はある程度必要になってくるのではないでしょうか？

 

大阪⇔東京間の中継や、3拠点の中継などある一定の規模感で集まりオンラインで中継するという開催が

今後の一つの形になってくと思います。

ZOOMなどのオンラインツールも安定性を増していますのでかなりの精度でやりたいことの実現ができるようになっています。

こちらの記事も参考にしてみてください。

 

【参考記事】

ちょっと待ってください！オンライン/ハイブリッド社内表彰式をするなら？配信形式や絶 対注意したいポイントを解説！

 

 

企画の考え方は、オフライン/アナログベース？

これはかなり考え方によって見解は分かれるかもしれません。

オンラインツールが多く出回っています。例えばチャットツールやアンケートツール。

クイズの回答機能の付いたツールなど。ハイブリッドイベントでは重宝するツールです。

私たちも多く使うことがあります。

 

ただ、企画のベースの考え方となる部分では、オフライン＝アナログな企画をお勧めします。

 

例えばの事例です。

イベント本番中に参加者の皆さんから意見を募りたい！

効率を考えるとオンラインツールを使うことが一般的です。ただ敢えてスケッチブックなどのアナログツールを用意し、

一斉に挙げてもらうなどの企画をしたケースがあります。いつも以上に意見が活発となり普段発言しなかった方も発言するというような演出にもなりました。

また一つのアクションを一斉に行うという事は、一体感を作りイベントの雰囲気も高めます。

オンライン参加の方には別途QRコードを用意し入力していただくなどの仕掛けをし個別の対応を致しました。

 

アナログツールの良さは、オペレーションのシンプルさとリアクションです。

やはり視覚的に見えることによる参加者の方のリアクションも多きく変わります。

 

参加人数が多すぎたり、オンライン部分のボリュームによって企画を検討する必要はありますが、

一つの切り口としてアナログな手法も念頭に置くとより良い企画になります。

 

ハイブリッドイベントの良さは偶発的コミュニケーションの創出

オフラインイベントとオンラインイベントの大きな違いは、「集合するか？しないか？」となります。

では、オンラインイベントとハイブリッドイベントの違いは何でしょうか？

「集合もあるか？ないか？」が違いとなります。

 

では、なぜ集合すル必要があるのでしょうか？

そこに理由があるから集合型の要素を取り入れるのがハイブリッドイベントです。

一番の狙いは、直接顔の見える場面でメッセージを伝えたい。しっかり感謝を伝えたい。

などオンラインだけだと伝わりづらい部分を補完するためにハイブリッド開催をしているかと思います。

情報の伝達だけだったら、オンラインの方が効率的ですが、あえてその効率を捨て、非効率を選択するわけです。

 

そこで私たちが大切にしているのは、偶発的なコミュニケーションです。

当日のステージ進行だけでは出すことのできない偶発的コミュニケーションこそ社内イベントの価値であると考えます。

 

・社長のスピーチを聞いた後の休憩中につい内容について話してしまう。

・懇親会への転換中に表彰式の内容についてつい話してしまう。

・帰りの電車の中でつい昔の苦労話で盛り上がってしまう。

 

など現場の偶発的なコミュケーションを生み出せるかがハイブリッドイベントの価値であると考えます。

 

偶発的なコミュニケーションの生み出させるテクニック

偶発的なコミュニケーションは、実際には偶発的には生まれづらい環境です。

なぜなら昨今オンラインでのコミュニケーションが活発になり、イベントで初めて会う・いつも仕事は一緒にしているのに顔を知らない。

というケースが非常に多く、この垣根を壊さずには偶発的なコミュニケーションは生まれません。

つまり、偶発的なコミュニケーションを生み出すところに企画が必要なのです。

 

偶発的なコミュニケーションを生ませる仕掛けとしては、

・ホワイエなどに設置する造作物/展示物

最も効果的かつ有効な手段です。

つい手に取ってしまう。つい思い出してしまう。そのような設置物を行うことは一つの手段です。

例えば本番中にホワイエのパネルを転換させ、シーンごとメッセージを変えていく。そんな企画も効果的です。

 

・フォトスポットなど参加者がたまるスペースを作る

写真とをるシーンを増やすと会話が生まれます。簡単なものでもよいのですがフォトスポットなどをご用意すると

コミュニケーションが生まれます。

 

・ドリンクコーナーを作る

オリジナルのドリンクコーナーは有効的です。オリジナルのロゴを入れたコーヒーや、

ペットボトルなどを配布し視覚的にメッセージを届けます。

デザインを変えたり、社長や役員の顔写真などを使ったペットボトルも好評です。

お菓子など簡単なものを設置するのも良いですね。

 

 

・会場内に小物を置く

手洗い場などにちょっと目に触れる小物を置くことも効果的です。

対話題にしてしまう仕掛けを会場内に施すことが偶発的なコミュニケーションを生み出すポイントです。

 

【参考記事】

初めての社内表彰式の担当者様へ！0から分かる社内表彰式の企画設計の基本を公開。

 

 

まとめ

今回はハイブリッドイベントについて書かせていただきました。

これからハイブリッド型のイベントが増えることは想定されます。ただ配信するだけ。これではハイブリッドイベントの本当の価値を生み出すことはできません。

社内イベントの価値を最大化させるためには企画が必要です。

効果測定が難しく価値を見出しづらい領域だからこそ信念とアイデアであっと言わせる！

そんな心意気が大切になってくるのかもしれません。

 

 

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