社内イベントの種類は色々なものがあります。

表彰式や懇親パーティー、スキル研修や社員旅行まで合わせる多くの社内行事、イベントと呼ばれるものが開催されて

いると思います。

そのすべての企画は、組織をデザイン（設計））するところから全てが始まるのをご存知でしょうか？

社内行事やイベントは、大切な予算を使って実施されます。

会場費に始まり、参加者の交通費、企画に使う備品や演出などなど。

非常に多くのお金がかかっています。

その為、ただただ実施したではとてももったいないのと同時に、企画は通らないのではないでしょうか？

全ての企画のスタートのデザイン設計が間違っていると、後で苦労することが目に見えているのです。

 

段取り8割といように、最初の設計でその企画の行く末、ゴールの8割も決まってくるといえます。

今回は、そんな大事な最初のデザインの際に欠かすことのできない企画の考え方をお伝えさせて頂きたいと思います。

 

①ミッション（狙い・目的）

まず最も大事なミッション（目的）を設計します。

この会社はどこを目指しているのか、この組織はどんな世界を描いているのか。

そんなどこか漠然とした理念やミッションを具現化していくべく、イベント企画があることを明確にしていきます。

このイベントは、「何のために実施するのか」「何故多くのメンバーが参加しているのか」

というようなこの活動の意義や理由を考えます。

それが曖昧なままだと、活動がチグハグになったり、イベント自体の根拠が弱くなったり、企画の内容もまとまりがなくなってきてしまいます。

「私たちは何をしているんだっけ？」

「そもそも論」

始まりだします。これらの議論が生まれだすと、企画は止まります。

大事な議論ではあるのは間違いなのですが、最初にきちんと設計してい置くことで、円滑に企画を遂行が出来ます。

 

②ゴール（目標・成果物）

ミッションを実現するための具体的な目標がゴールです。

目的がWhyを示すのに対して、目標はWhatを意味していきます。

ゴール設計がずれていたというのも、イベントの制作を進めていると起こりやすい事象の一つです。

なので、例えば「参加者満足度95%を目指そう」など明確に数字を入れた目標設定を行うと、

より具体性が増し、プロジェクトのメンバーたちも理解が深まります。

ゴールイメージなども

「会社全員が〇〇な気持ちになる」

などのイメージを成果目標としておこともありかもしれませんね。

 

③プロセス（段取り）

プロセスというのは、ゴールにたどり着くまでの具体的な手順や道筋に当たります。

例えば、社内表彰式を例にとった時には、どんな会場にするかの選定と決定、受賞対象者の選出基準と選出方法、

表彰式の演出や会場内のBGM、事前の広報や準備、当日の運営スタッフまでを決定していくプロセスに当たると思います。

定例のMTGなどではアジェンダと呼ばれたり、タスクと呼ばれたりすると思います。

プロセス（タスク）を明確にすることで、段取りよく当日を迎えることが出来ます。

当日に成果を発揮する為には、事前の段取りは欠かせません。

段取りの悪いイベントで成功したと事例は聞きません。

多くのクライアント様よりご相談いただくときは、このフェーズでの案件も多くあります。

GROWSでは、様々な実績をベースにサポートさせて頂いております。

 

④ルールや行動指針

社内イベントを遂行していくうえで、一人の力で完結することはあまりないと思います。

関係各所の型に相談したり、上長や社長に承認をとったりと、多くの人が関わってきます。

その際にあらかじめプロジェクトルールを作っておくことも推奨します。

例えば、議論のルールであれば、

「相手の意見は尊重する」

「多様性を認める」

運営上のルールであれば、

「5分前には集合する」

「提出物は前日までに提出」

などかもしれません。些細なことかもしれませんが、事前にこういった意思統一を行うこともイベント設計においては大事なのです。

 

いかがでしたでしょうか？

社内イベントを企画していくときの考えたかの一部をご紹介させて頂きました。

いざ、ご担当者になると目先の事や目の前のタスクに追われてしまい、本当の価値やイベントの大きなミッション、

会社なの中での位置づけなど本来一番考えなくてはならない時間が確保できず、抜けがちになってしまうことがあります。

GROWSでは、こういった一番大切な時間を確保して頂くために、社内イベントのサポートサービスを展開させて頂いております。

ご担当者様の思いを形にすべく、社内イベントのプロチームが徹底的に伴走します。

お困りの際、事例を知りたい際などには、是非ご相談ください。

社内イベントプロチームとして、企業様の研修のクオリティアップ、研修のリニューアル等をサポートさせて頂きます。

 

 

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