「今度の社内パーティの担当頼むよ」

そんな上司からの一言で、いったい何をすればいいの？

と悩んでしまったことはありませんか？

毎年恒例の行事だったり、いつも同じであったら、そこまで業務負荷はかからないかもしれませんが、

もし万が一、初めての企画、初めての担当、初めての仕事だったら、何から手を付けていいのか迷ってしまいますよね？

今回は、そんなご担当者様必見の社内ペーティーの作り方をお教えします。

まず、3つのポイントをお伝えします。

☑企画を考える

☑ハコを考える

☑当日の進行を考える

企画を考えるとは？

今回の社内パーティの目的を明確にしましょう。

この社内パーティは「誰の為に」「どうなって欲しいのか」

をまず考えます。

例えば、社内表彰式であれば、

「1年間努力し結果を出した社員を」

「栄誉感のある中で表彰し、参加者全体に頑張ろうという気持ちになってもらいたい」

などです。

そして、そう思ってもらうためのプログラムを基本に基づいて考えます。

いきなり、奇抜なアイデアを考えるのは、方向性がぶれやすくなるので、

まず基本線を整えることが先決です。

例えば、

オープニングがあって、司会者が登場して、

社長が挨拶をして、乾杯があって、歓談に繋がって、

有志による芸があって、歓談を再度挟んで、いい雰囲気の所で表彰があって、お楽しみ要素もありながら。

最後は締めの挨拶で終わる。

この大筋を作った上で、合い間合い間、各企画内容を詰めていきます。

同時に、このタイミングでどういうことが起こるのかや、敢えて起こしたいかなどの演出を肉付けしていきます。

演出は、目的達成の為の仕掛け＝工夫です。

もちろん無くても成り立つのであれば必要ないかもしれません。

でも、あることで目的達成しやすく、メインである目的を達成させやすくなります。

ハコを考えるとは？

社内パーティだけではないかもしれませんが、どのような環境で実施するかは、とても大事な要素です。

ハコ（会場）一つでどんな雰囲気になるかなどの大きくが変わってきてしまいます。

まず考えるポイントは！

規模です。

参加人数は何名参加しますでしょうか？

そのうち社員の方は何名で、アルバイトの方は何名で、来賓は何名で・・・

と大枠の参加者の人数を確定させていきましょう。

参加人数を外してしまい、会場が広すぎると閑散としてしまい、盛り上がり感を作ることが難しくなります。

逆に狭すぎると、参加者のストレスは増し、途中離脱や集中力が欠けてしまう要因になります。

 

次に確認すべきは、時間です。何時に始まり、何時に終わるのか。

準備時間はどのくらいとるのか、撤収にはどのくらいかかるのかを算出します。

もちろん100％の確定は難しいとは思いますが、目星を付けることが大事です。

規模と、時間が決まると会場のおおよそが決まってきます。

同時に予算感の産出も可能になってきます。

 

その次のステップとしては、飲食を伴う会なのかどうかも大きなポイントになります。

ケータリングで運ぶ予定なのか、自分たちで用意するのか。

はたまた軽食のみなのか。

これらは会場によっては、会場費に大きく影響もしてくるので、

事前にある程度決めておいた方が、スムーズです。

最後に、機材です。

企画を実現するために、必要なスペックはどのくらいなのか。

どんな機材が必要のなのか。

この辺りは、プロにお任せしたほうが無難な場合も多くあります。

会場さんにお願いしてしまうという手もありますが、我々のようなイベント会社にお願いしたほうが安くなる場合も多くあるので、

相見積もりをッとてみることをお勧めします。

大事な予算なので大事に使いたいですよね。

 

会場にもこんな種類があります。

ご覧ください。

会場にはそれぞれ特徴があります。

企画の目的を実現するためにも最適な会場選定をすることが必要です。

是非、この辺りもご相談頂ければ、イベントスペシャリストがサポート致します。

最後に、ハコ（会場）を考え宇歳に、確認しなければならない情報はこちらです。

☑会場レイアウト

☑当日前後の予約状況

☑必要そうな機材

 

最後は進行を考えます！

最低限以下のものは用意したほうが円滑な当日進行が可能になります。

☑当日進行表（台本）

☑準備物一覧

☑会場レイアウト（人員配置・機材配置）

☑準備タスクスケジュール

最低限、この辺りは準備しましょう。

一生懸命に考えた企画を実現させるには、事前の準備は欠かせません。

しっかりと計画を立てていきましょう。

 

イベントは計画2ヶ月、本番2時間

一般的に、社内イベントを企画から考える際に最低限2ヶ月くらいは要します。

その2ヶ月の集大成として本番があり、だいたい本番の時間は2時間くらいになります。

この2時間を作り上げる為に、事前に計画していきます。

イベントは事前にどれだけ詳細まで企画を実行の各論まで落とし込めることができたかで決まります。

 

いかがでしたでしょうか？

イベントを始めてご担当される担当者様。これらを一人で実行するのは結構時間と労力がかかります。

一部分だけのアウトソースという考え方も実はあります。

GROWSでは、イベント業務のアウトソース機関としてパーツパーツでも、まるっとでも対応が可能です。

是非、アイデアベースでも構いません。お困りごとなどございましたら、ご相談ください。